トヨタ自動車直営の法人営業会社であるトヨタモビリティサービス株式会社（以下、TMS）。会社設立の狙いは、新たなモビリティサービスの創造、提供だ。従来、「所有」するものだった車だが、現在はシェアリングなど「使いたいときに、使いたい分だけ車を使う」サービスのニーズが高まっている。100年に1度の大変革期を迎える自動車業界。トヨタグループは自動車をつくる会社からモビリティカンパニーへ生まれ変わろうとしている。そのような中で全国8,000社のお客様の移動を支えるTMSでは誰もが安全で環境にやさしい社会、SDGsの達成に向けてモビリティサービスの開発・提供をいち早く進めてきた。

具体的なサービス内容は、カーリースを始め、レンタカー、カーシェアリング、シェアサイクル、自動車保険、通信事業、ソリューションサービス、中古車販売など。「これからも新たなモビリティサービスの開発に挑戦し、みなさまの『移動』をサポートしていきたいと考えています」と小宮氏は語る。

　 今回ソアスクを導入することになったBooking Carは、社用車の運用管理をデジタル化するサービスだ。利用者は専用アプリで簡単に社用車を予約できる。また運行状況のデータもクラウド上で自動生成されるため、紙で社用車を管理するのに比べて運行管理業務を大幅に圧縮できることがメリットだ。

また、社用車のプライベート利用を可能にすることで、従業員のES（従業員満足度）向上に貢献するサービスでもある。これまで社用車は平日の終業後や週末には遊休資産と化すのが普通だった。この社用車を、コストを一部負担するかたちで従業員向けに解放。利用料を車両の維持管理費にあてればコスト削減にもつながる。「社用車の運用管理にあたる従業員の生産性のみならず、従業員の働きやすさ向上や、会社とのよりよい関係づくりの点でも役立つサービスです」（小宮氏）

一方、Booking Carは、TMSが初めて取り扱う自社開発サービスである。従来からのTMSの基幹システムでは対応できず、新たなシステム、新たな運用体制の構築が急務だった。

全体像として思い描いていたのは、Booking Carを「売る」ためのシステムだ。「当社として初めての自社開発サービスを私たち少人数のユニットが管理するには、最初の商談から、見積もり作成、契約、サービス開始、毎月の請求書発行、その他の後工程などを含めた商談管理、契約管理の業務を一気通貫で管理できるシステムが必要でした」と森氏。また、いずれは見込み顧客に関連する情報もシステム上で管理することで効率的に契約につなげたいという狙いも。

同時に、現場で業務にあたる森氏らを最も苦しめていたのは、毎月の請求書発行だという。Booking Carの発売は2020年11月。それから2～3カ月は、まだ契約社数が少なかったこともあり、エクセルによる手作業で管理していた。「毎月の締め日のたびに請求内容を確定させて、請求書を作成、お客様に送付するという作業を、ほぼ1日のうちに終えなければならないのに、それが全部手作業。月初の作業負担はかなりのものでした」（森氏）。一度確定した数字をチェックする作業も手作業で行っていたせいで、ミスも頻発。これから増えていく契約者数に耐えられない業務体制であるのは明らかだった。

「そんな課題感を以前から付き合いのあった開発ベンダーに相談したところ、まずSalesforceの導入が決まりました」と茂木氏。単にバックオフィス業務を効率化したいだけならSalesforceは不要だが、「Booking Carを売るためのシステム」というゴールを見据えての判断だった。

ソアスクは、その開発ベンダーから提案されたものだ。請求書発行に関わるシステムをゼロからオーダーメイドで開発する選択肢もあった。しかし開発工期の短さやローコスト、また、さまざまな帳票発行ができることや、サブスクリプション以外のオプションメニューの商材も追加できることなど、TMS側の希望を開発ベンダーに伝えたところ、「そのすべての条件を満たすソアスクの導入がベター」との結論に至ったという。

Salesforceの導入により、社内の他部署との連携、また各商談のステータスの管理もSalesforce内で完結するシステムが構築された。

導入してまだ1年だが、現場で営業にあたっているスタッフからは好意的な反応が聞こえてくるという。「営業支援システムが導入される以前、「紙に書くだけ」で商談管理をしていた頃に比べると、導入により営業担当の工数は一見増えたのではないかという捉え方もされていました。そのため浸透まで時間がかかるかもしれないと懸念したのですが、時間を経るごとに、一度データを入力すれば見積もりも請求書発行も顧客とのやりとりもスムーズだ、助かるという認識が広がっているようです」と森氏。

ソアスク導入の効果も、「期待通り」と小坂氏は評価する。データをソアスクに取り込むだけで確定の実績が決まり、ボタンを押せば請求書が作成されるペーパーレスのシステムが完成した。当然、数字のミスはなくなり、上司からの承認もシステム上でもらえるように。精神面でも工数面でも、請求書発行に関する業務は大幅に改善された。「まだ請求書を紙に印刷する作業は残っており、私たちもそのために必ず出社しなければならないのですが、万が一のことがあれば請求書の作成から送付まで、システム上でスピーディーに完結できます。これは当社にとっても、お客様にとってもメリットがあることだと思います」（小坂氏）。

小宮氏によれば「Booking Carの発売直後、完全な手作業で20社分の請求書を発行したところ、約1.5日かかった記憶がある」という。それが今では、同じ時間で約100社分の請求書を出せるように。「単純計算で業務効率が５倍になったということですね。この先ソアスクの運用が安定すれば、業務効率はさらに倍ぐらいになるのでは」と小宮氏は期待を寄せる。