フォトシンスは、既存ドアに後付け可能なAkerunブランドのクラウド型入退室管理システムを開発・提供する注目のスマートロック企業だ。鍵のつまみ（サムターン）に被せるように貼り付けてドアを直接制御する「Akerun Pro」をはじめ、既設の電子錠・電磁錠・自動ドアでもICカードやスマートフォンのアプリで施解錠を可能にする「Akerunコントローラー」、入退室ログの見える化とアクセス権限管理で遠隔地からの施解錠やゲストへの一時鍵発行、ICカード登録を管理するWeb管理ツール「Akerun Connect」などを組み合わせて、最先端の入退室管理をスマートロックやクラウド、IoTなどのテクノロジーを活用してシンプルに実現する。また、APIにより他の勤怠管理サービスや決済サービスとも連携し、労務関連業務の工数削減や会員制ビジネスの無人化運営など、事務手続きの効率化による生産性向上も支援する。こうしたハードウェアとクラウド上の認証プラットフォームの一元的サービスは多くの企業の支持を集め、2022年6月現在、国内でのAkerun入退室管理システムの累計導入社数は7,000社以上にも及ぶ。
ビジネスの急速な拡大に合わせ、フォトシンスでは基幹システムの強化も図ってきた。そのひとつが、旧CRMをSalesforceに移行するプロジェクトだった。株式上場に備えて、社内の管理体制をより厳格化する必要があり、カスタマイズに有利なSalesforceが選ばれた。
そこで課題となったのが、請求書をはじめとする書類の郵送業務の継続だった。Akerun入退室管理システムの利用顧客の中で、請求書の送付方法としてメールのほかに紙の請求書の郵送を必要とする企業は少なくない。この郵送が移行プロジェクトによって難しくなったと語るのは、販売経理と財務経理を兼務し請求・支払い・予算計上などの業務を担当する、経営管理部 財務経理グループ 前田 江里氏だ。「旧CRMを運用していた時は、その拡張機能の帳票プラグインと連携可能なコクヨの『@Tovas』を活用し、契約データから請求書を作成した後に、登録した宛先への一括郵送を行っていました。しかし、旧CRMからSalesforceに移行することになり、旧CRMと連携していた@Tovasが使えなくなるため、帳票の作成と郵送を一貫して実施できる新たな手段を探すことになったのです」と前田氏は背景を説明する。

Salesforceの請求データから請求書を生成し、それを郵送まで行ってくれるサービスを検討したのが、Salesforceの開発と連動するシステム全般の開発・運用を担う、経営管理部 コーポレート管理グループ コーポレートWEBエンジニア 奥村 森生氏だ。「Salesforceのデータを帳票化するサービスはいくつか存在しますが、郵送まで請け負ってくれるサービスが意外に少ないと感じました。請求書の件数は当時で既に月間数千件に達し、マンパワーが割けない中、社員が手作業で実施するのは困難なレベルにあったのです」と振り返る。仮に、帳票の郵送を印刷会社などにアウトソースする場合も、入稿料や郵送代行料などのコストが毎月の重い負担となってしまう。様々な手段を検討する中で、奥村氏が最適だと判断したのが、株式会社オプロの提供する、Salesforceの文書データから帳票テンプレートを柔軟に生成できるクラウド帳票サービス「oproarts」と、Salesforceの請求データや顧客情報を元に指定の帳票を郵送・FAX・電子ファイルで送付するクラウドツール「ソアスク@」との連携活用だった。
「一般に郵送のアウトソーシングは、まとまった量を対象とするため、費用が高額になりがちですが、oproartsとソアスク@の組み合わせは、競合サービスと比べても小ロットの帳票に対応し、月額料金のほかは従量課金なのでコストが抑制できると考えました。また、ソアスク@はオプロとコクヨが共同開発した製品で、調べて見ると@Tovasがベースになっていると分かり、その偶然に驚きました。中身が@Tovasならば使い慣れたツールなので安心感もあり、これまでの経験から信頼性は高いと期待しました」と奥村氏は述べる。
検証の結果、2020年10月にoproartsとソアスク@の採用が決定。2021年2月からは、oproartsでSalesforceからのデータを元に帳票作成を開始し、請求書に加えて領収書、見積書、作業発注書なども帳票作成の対象とした。そして2021年6月からソアスク@も稼働。郵送が開始された。