改善プロジェクトにあたり、同社が目指したのが「お客様に変化を感じさせず、内部の業務だけを劇的に効率化する」ことだった。

「最終的にはお客様とのやり取りも電子化していきたいですが、いきなり全部変えようとすると合意形成やシステム調整で年単位のプロジェクトになってしまいます。まずは社内だけをデジタル化して、お客様に提出する帳票は紙のままでこれまでと変えない、という方針にしました。」（佐野氏）

帳票DXとの出会いは、佐野氏が所属する「申請ポータル事務局」を起点としていた。管理事業部内でSalesforceを活用した業務改善を推進するチームが、受注・契約管理業務への水平展開を提案したことがきっかけだ。

もともと幸重氏のチームではSalesforceを利用しておらず、受注情報をExcelや紙で管理していた。申請ポータル事務局からの「この業務にもSalesforceを活用できる」という提案をきっかけに、Salesforce移行と帳票DX導入が同時並行で進むことになった。帳票DXの「従来どおりの帳票をそのまま出力できる」という特性が、同社が掲げる段階的DXの方針と合致し、選定を後押しした。

「比較検討というより、実績と信頼から入った感じです。導入前の会話から、単にシステムの説明をされるだけでなく、私たちの思想をしっかり理解してもらえた。いくらデジタル化を推進しても紙が完全になくなるわけではないから、見慣れたフォーマットで出力できる機能も残す、という考え方です。目的を理解して伴走する姿勢が決め手になりました。」（佐野氏）

帳票DX導入による最も顕著な変化が、帳票出力のスピードだ。

「導入前、1件あたりの受注から請求処理に約90分を要していました。中でも大きな負担だったのが、個別のExcel操作が必要で10分ほどかかっていた帳票発行プロセスです。帳票DXの導入により、この作業はわずか十数秒まで短縮され、約98%の削減を実現しました。さらに、業務フローのシステム化や会計システムとの連携によって他の作業も効率化され、業務全体で50%の削減を実現しました。大型プロジェクトの開業による案件増にも、人員を増やすことなく余裕を持って対応できています。」（幸重氏）

導入は2023年度から開始され、2025年度には全施設への展開が完了した。もとからExcelのフォーマットが存在していたため、ベンダーの支援を受けながら比較的スムーズに移行できたという。

お客様側への影響はほぼゼロに抑えられた。

「書類の見た目さえ変わらなければ、お客様への影響はありません。お客様との調整に時間を取られることなく、内部業務の効率化だけに集中できました。」（佐野氏）

また、それまでExcelで個別管理されていた受注データがSalesforceに一元化され、帳票DXがSalesforceのデータをそのままPDFとして出力する仕組みになった。帳票の現物管理がなくなったことで、「出力した書類と手元のデータが食い違う」というヒューマンエラーが解消。どのデータが最新かという混乱も同時に解決された。

「移行の際にすこし困ったのは、フォーマットの枠に対して文字数が多いと出力が2ページに渡ってしまうなど、これまでExcelで行っていたような微修正ができないという点です。結果としてそれが記載内容を本質的に見直す機会となりました。こうしたマインドセットの変化へと課題を昇華できたことは、私たちにとって予想以上の大きな収穫となりました。」（幸重氏）

今では現場担当者から「他の紙で出力する業務も同じように変えて欲しい」という要望が上がるほど、ツールへの信頼と活用意欲が浸透してきているという。

さらに、想定外のポジティブな展開も生まれている。当初は受注業務の請求書・契約書に限定していた活用が、他の書類にも広がりを見せているという。現場担当者だけではなく事務担当者からも「業務効率化を推進したい」という提案が上がるようになった。

「小さな成功体験が積み重なって、自分たちから業務改善を提案してくれるようになった。これが一番嬉しい変化でした。」（佐野氏）