2010年頃における日本でのサービスオフィスというと、マルチリンガルの受付カウンターが整備され、利用料が高額で、どちらかというと、外資系企業の日本ブランチという位置づけで利用されるレンタルオフィスのイメージが強かった。一方で、もっと気軽に、まずは個人事業主が使い始められるような内容のバーチャルオフィスも必要になると考え、日本の現状を踏まえて設計が行われたサービスがワンストップビジネスセンターのサービスだ。

手軽に利用できるように費用は抑えつつも、法人登記が可能で、日本全国にセンターネットワークがあり、郵便や電話の転送や来客対応、オンライン会議も対応可能で全国にある個室型の会議室が整備されている。さらに、どの拠点にもスタッフが常駐や巡回していて、札幌のコールセンターで電話対応を依頼することもできるなど、創業メンバーの起業経験を活かしたエッセンシャルなサービスメニューが特徴だ。

順調にビジネスを伸ばす中、ワンストップビジネスセンターがSalesforceの利用を始めたのは2019年。まさに新型コロナ感染症が拡大する少し前のタイミングである。 活用を進める中で、Salesforceから請求書を発行する仕組みも開発していたものの、一度に送付できる通数に上限があり、何回かに分割して送付する手間がかかっていた。

契約数の伸びが緩やかだった時期は、なんとか対応できていたものの、新型コロナ感染拡大が落ち着きを見せ始めると、多様な働き方を推進する企業や、副業で事業を始める個人事業主との契約が急増し、事務作業の負荷も大きくなっていった。 また利用していた請求書発行システムが、通数ではなく登録会員数で課金される料金形態だったため、年に1回の請求やクレジットカード決済のユーザなど、請求回数が少ない会員についても費用がかさんでしまうことが懸案となっていた。

導入後、帳票DXからボタンひとつで請求書を出力して送付することができるようになり、チェック工数も減って、発送作業だけでも５０％の作業工数を削減できたという。また、生田氏は「これまではSalesforceの請求書発行システムとの間でデータのエクスポートとインポートを複数回実施していました。その作業が、ボタンひとつで完了することになったので、大幅に工数削減することができました。ダブルチェックや人為的な作業ミスを無くせたことも大きいと感じています」と導入の効果を語る。

加えて、Salesforceのファイルストレージを削減できるという副産物も得られた。 「契約時に会員から提出を受けた本人確認書類などをSalesforceに添付していたら、ファイルストレージの容量が膨れ上がってしまいまして」と話す生田氏。帳票DXと一緒にDriveオプションを導入し、発行した請求書をDriveに保存することで、Salesforceのファイルストレージの節約にも成功。こちらもコストの抑制につながったそうだ。

働き方の多様性については、企業独自の取り組みもさることながら、政府も、働き方改革や創業支援を推進している。さらに、新型コロナ感染症が落ち着きをみせる中で、自宅ではなく会社でもない「仕事場」の需要は伸びる一方だ。
「他社のバーチャルオフィスサービスは、首都圏の都市部に施設が集中していることが多いのですが、弊社の場合は、二子玉川、吉祥寺など、自宅に近い・住環境が良い、といったエリアの人気も高まっています。個人事業主として契約し、法人契約に変更する利用者が多いというのも、弊社の特徴だと思います」と笑顔で語る生田氏。
『起業にもっと自由を』というミッションを体現しながら成長するワンストップビジネスセンター。起業のハードルを下げ、多様な働き方を独自のサービスで後押しする姿は、まさにインキュベーションの特質を備えた起業家のためのバーチャルオフィスと言えるだろう。