当社は、会議、セミナー、研修、カスタマーサポートなど、多種多様なサービスを提供していることから、お客様にご記入いただくサービス申込書もかなりの数のパターンが存在していました。各サービスに追加されるオプションや販売形態まで網羅する申込書を作ろうとした結果、記入項目は複雑化の一途をたどり、お客様、社員ともに誤記入が頻発。これにより売上と見積データとの差異が生じるようになりました。
社内の営業担当者からも「申込書を使いやすくしてほしい」との声が上がり、申込書作成業務の改善が直近の課題となっていました。データ管理にSalesforceを利用している当社は、この課題を解決するためにビジュアルフォースでの自社開発から検討を始めました。しかし、必要な申込書のレイアウトは40種類以上。その数は、これからますます増えていく見込みがある上に、直販用とリセラー用とでレイアウトが分かれ多岐にわたります。また、プラン変更や契約形態の変更にもその都度対応していくことを考えると、自社開発するのはとても無理があると判断しました。
そこでSalesforceのAppExchangeを使うことを検討し始めました。「Salesforceとの親和性」「帳票作成の操作性」「表示する項目の制御」「コスト」、以上4つの観点から帳票ツールを比較・検討を進めたところ、最も当社のニーズにマッチしたツールがOPROARTSでした。

OPROARTSとSalesforceの組み合わせにより業務改善が図られていった経緯をお伝えします。まず、Salesforceの項目自動更新機能で入力をできる限り自動化することで、手入力が必要な項目の数を大幅に減らしました。加えて、OPROARTSで複数の申込書レイアウトを用意し、if文で切り替えていくことで必要のない項目を非表示に。これにより誤記入のリスクを低減する仕組みが整えられました。これから新サービスがリリースされたとしてもOPROARTSなら簡単に対応できます。ドラッグ&ドロップ操作で一つのレイアウトを完成させれば、あとはこれを元に微調整をするだけ。実際、40パターンもあった申込書をほんの数日で完成させることができました。
また、OPROARTSはSalesforceとの親和性が非常に優れているので、どんなにサービスが増えても、商品マスターのメンテナンスだけすれば帳票自体は変更せずとも、自動でSalesforceに情報が蓄積されていきます。そして何より使い勝手がとにかく良いので、スピードが要求されるシーンにも数分で対応できるようになりました。

OPROARTSとSalesforceの組み合わせによって誤記入の発生率は30％削減、申込書の作成に費やしていた時間は60％削減されました。今後のサービスの拡大を考えると、導入メリットはますます増していくことになると考えています。OPROARTSがあれば、あらゆるビジネスドキュメントを簡単に作成、更新できるため、Salesforceをご利用されている担当者様は大変便利ではないでしょうか。