株式会社ときわではコスチューム事業、コンシェルジュ事業、バンケット事業、レストラン事業を中心にサービスを展開しているが、中でも海外挙式や旅行をサポートする部署では、ある課題が浮上していたのだという。「複数のExcelファイルを使って売上管理と顧客管理をしていました。しかし、各スタッフが個別にローカルPCでファイル管理することが常態化しており、それらのデータを集約する本部での入金管理に負担が出始めていました」と山口氏は語る。
これを改善するには、売上データや顧客管理の情報を共有するためのシステム構築が必要になる。同時期に経費管理システムのリプレース時期も迫っていたこともあり、同社はこれを契機に課題解決へ乗り出すことになった。

「課題を解決するにはクラウドサービスを使った顧客管理を中心とした情報共有システムが良いだろうということで、いくつかの製品を候補に挙げました。まずは手始めに弊社の業務にマッチしていそうなkintoneで試験運用を始めてみることになったのです」と語るのはシステム構築を担当したソリューションシステム部の吉井氏だ。
運用テストを続けている最中、現場で使用する帳票類の印刷機能に問題が見つかった。「弊社の業務では多様な帳票類の印刷が欠かせません。テスト運用ではkintone上で動作するプリントツールを入れて試していたのですが、現場で帳票に記載する金額やサービスなどを編集しながら印刷するのに手間がかかる製品が多かったのです。そこでkintoneと相性が良く使い勝手に優れた帳票サービスを探すことになりました」と山口氏。そんな中で知ったのがOPROARTSの存在だった。
「Excelとの親和性が高く、カスタマイズも容易で柔軟性が高かったのが採用の決め手になりましたね。印刷業務で課題だった現場で編集しながらの帳票印刷もスムーズでした」と当時を振り返る吉井氏。これまで慣れていたExcelでの帳票作成や編集の使い勝手はそのまま、クラウドサービス経由でも柔軟かつ容易に印刷できる機能が提供されるため、導入当初から現場からの声も好評だったという。

「導入時の帳票類の移行も自社でおこなえるほどスムーズでしたし、運用を開始してから約2年が経ちましたが、現場でこの機能を扱うスタッフにも好評です。当時の課題は解決できていると思います」と評価する山口氏（取材時2018年4月）。
「最近沖縄に宿泊施設をオープンしたのですが、そこでもOPROARTSが活用されています」と吉井氏。同社の宿泊施設ではクレジットカードによる事前決済が基本となるが、実際には現地で顧客が飲み物やマッサージなどを追加注文することも多い。これら追加分の明細は現地で手渡す必要があるため、柔軟性の高い帳票印刷機能が必要だったのだという。「追加サービスが発生したらそれをkintoneに入力し、OPROARTSの機能を使って現地で印刷、入金管理は本部でという具合に、うまく顧客情報と売上情報が一元管理できています」と山口氏も手応えを感じている。同社では今後も管理システムのクラウド化と統合を進めていくという。「ブライダル関連サービスの事業部の中に披露宴の施行を管理する大きな基幹システムがありますが、次はこちらのリプレースを考えています。今回のシステムで課題を解決できたOPROARTSに関しても帳票関連だけでなくほかにも様々な使い方ができるはずです。オプロさんにも協力いただき、今後のシステム構築を成功させていきたいですね」と吉井氏は語る。
「弊社は業務の幅が広いこともあって、様々な部門でそれぞれに基幹システムが稼働しています。最終的には全社的な統合も考えていますし、なるべく早い時期に実現したいと考えています。今後もサービス拡充は続いていきますし、帳票類の印刷は無くなることはありません。OPROARTSはもちろん、オプロの他の製品も活用させていただいて、今後のシステム構築に役立てていきたいですね」と山口氏は最後に語ってくれた。活躍の場を広げる株式会社ときわのために、今後もオプロは同社のサポートを続けていく。