弊社が手掛けている事業は、Salesforceの導入支援事業、自社開発のクラウドサービス製品事業の2つに分けられます。新型コロナウイルスの影響でリモートワークに取り組む企業が増えた結果、最近は弊社のグループウェア「mitoco」の需要が大幅に増加しました。しかしその一方で、請求書発行に関するオペレーションの課題も出てきてしまったのです。

新型コロナウイルスによる影響が出る以前は、弊社でも一般的な企業と同じようにオフィスへ出社して請求書の印刷・郵送業務を行っていました。しかし、2020年4月に緊急事態宣言が発出された後、リモートワーク中心の勤務体制によって請求書の印刷・郵送業務が困難になったほか、お客様も出社されていないため紙の請求書を郵送しても受け取りづらい状況になってしまいました。そこで急遽、請求書をPDF化してメール添付する体制へと切り替えたのです。ところが、お客様の全体数が増えたこともあって、PDF化した請求書をパスワード付きZIPファイルで暗号化するという運用では、どうしても事務処理に多くの手間と時間がかかってしまいます。また、送付先のメールアドレスに間違いがないか確認する作業にもかなりの神経を使うため、心理的負担も増えてしまいます。そこでツール導入によってこの課題を解決する方法を探ることにしました。

社内では、お客様の請求情報などをすべてSalesforceで管理しているため、ツールの選定条件として、まずはSalesforceと連携できることが求められました。また、請求書の発行業務自体は止められないので、可能な限りスピーディーに状況を改善できることも必須でした。そこで自社開発を行わなくても、「現場が設定ベースで導入できる」という点を導入条件にしました。こうした条件をすべて満たすツールを探した結果、「oproarts」に辿り着いたのです。2020年12月にさっそくoproartsのトライアルを申し込みました。

弊社の場合、請求書のPDF出力自体はSalesforceの画面を自由に開発できる自社サービス「SkyVisualEditor」を使用しています。oproartsには、生成したPDFを安全かつ手間なくお客様に送信する役割を担ってもらっています。送信方法は、oproartsのオプションであるファイル共有機能「oproarts Drive」上に保存したPDFファイルのダウンロード用URLを、お客様へメール送信する方式です。既存のSalesforce環境自体に手を加える必要はありませんでした。

問題なく運用できるか、トライアル期間にSandbox上で検証をしました。設定自体は弊社で行いましたが、サポートサイトに掲載された豊富な情報に加えて、サポートセンターも的確かつスピーディーに対応してくれたので大変助かりました。また、oproartsは実行用のJavaScriptなどを標準でサポートしてくれているので、別途プログラミングを行うことなく、容易に連携が行えたのも大きなポイントといえます。

請求書の発行業務は私を含めて2名で行っていますが、手作業でPDFファイルをメール添付する場合、パスワードZIPによる暗号化、送り先のメールアドレス確認、添付するファイルに間違いがないかのチェックなども含めて、1件あたり約5分の作業時間がかかってしまう状況でした。しかしoproarts導入後は、わずか数クリックで請求書の発行からメール発送までを行うことができ、1件あたり1分程度までに短縮。1ヶ月に数百件もの請求書を発行しているので、かなりの効率化といえますね。神経を使う作業なので、メンタル面での負担軽減効果も大きいです。もちろんパスワードも自動でかけてくれるため、セキュリティの観点からも安心して使えます。今回はoproartsの導入に合わせて、「SkyVisualEditor」でインターフェースを一新し、複数の画面を往復することなく作業できる環境を整えることができました。これも大幅な業務効率化につながった一因といえます。

新型コロナウイルスに伴うリモートワークの増加などから、請求書発行に関する課題を抱えている企業も多いと思います。当初は、弊社でも月額を年額に変える、複数製品を1つにまとめる、といった請求書の発行件数を減らす工夫をしていましたが、全体数が増えるとどうしても管理が難しくなってしまいます。さらに毎月15日や月末などに業務が集中してしまうのも課題でした。しかしoproarts導入後は、こうした課題が一気に解決。請求書発行業務は担当者に負担が集中していましたので、業務効率化の恩恵はかなり大きいといえますね。

今回は自社製品事業でoproartsの導入効果が実証されたので、今後は社内での横展開を図りたいと考えています。サポートが充実しており、横展開を進めるうえでも安心といえます。