株式会社リロケーション・ジャパン様 導入事例

Webサービスで実現するシステムで最適な帳票ツール

Webサービスで実現するシステムで最適な帳票ツールは
OPRO X Server であった。

株式会社リロケーション・ジャパン(以下リロケーション・ジャパン)は、転勤者の留守宅管理や社宅管理から、海外での住宅斡旋、生活サポートまでをトータルに支援するパイオニア企業である。 リロケーション・ジャパンにおける営業活動の革新は、Webベースの帳票サーバであるOPRO X ServerとASP(アプリケーションサービスプロバイダー)と呼ばれる新しいソフトウェア提供の形態をとるセールスフォース・ドットコム社、そして FAX送信のASPであるInterFAXとの連携によって実現された。この事例では、システム化の原動力となった中谷執行役員と実際に現場の担当者としてシステム化を推進した仲谷様からインタビューを行い、システム化のポイントを探った。

「顧客サービスの向上」を確信し、システム化をスタート

システム化以前、リロケーション・ジャパンにとって、営業活動、即ち企業側のニーズを聞き出すこと、ニーズにあった物件を探し出すことなどの全ての活動が担当者による手作業に依存していた。たとえば物件オーナーから物件に対する問い合わせの件数を聞かれたり、他の不動産業者から顧客のニーズにあう物件を求められたりしても、営業は、紙ファイルから検索をする必要があり、すぐに答えることができなかった。

着任当時の中谷執行役員は、その当時の状態を振り返り、「パソコンは使っていても手書きメモの清書用」で必要な情報を引き出すためのシステム化がされていなかったと言う。

「セールスフォース・ドットコム社は当時の社長の一声でトップダウンにデータ管理を目的として導入が決まったシステムでした。」と仲谷さん。営業現場にとっては、業務の改善をしないまま、新しい作業が増えてしまったため、着任当初の中谷執行役員にとって、現場からの強い不満をぶつけられるネタとなってしまっていた。ただ、セールスフォース・ドットコム社の使い方に関しては、現場とは違う可能性を感じていた。「セールスフォース・ドットコム社のSEから再度、システムに関してプレゼンテーションを受けた時、これは使える!と思いました。」

システム化することによって、手作業が原因で発生していた転記ミスや報告の遅れ、担当者による違いが解消され、経営が求めるスピード対応、更には顧客サービスの向上に使えるはずだと確信した。そこから、約半年にわたるWebサービスをフル活用したシステム化が始まったといえる。

半年でシステム化という挑戦

中谷執行役員は、これまでの経験で「使えるパーツを組み合わせれば、ある程度、システムは可能」とシステム化については展望を持っていた。「ただし、欲は出さないことが大事」と語る。「今回のシステム化についても業務の内容や流れを見直したい、という要求は挙がってきました。しかしながらまずは稼動を最優先に目標を置き、要望は順次使えるパーツ単位で追加していけばよい。」と方針を決めた。Webサービスならではの判断であった。

だが、仲谷さんに与えられたシステム稼動の日付は、「年内に稼動」という厳しいものだった。

「システム化のビジョンが出来たのが5月、社内で方針稟議が通ったのが7月。セールスフォース・ドットコム社やオプロなどのパートナーを集めてキックオフをやったのが8月ですから、ITの専門家から見れば、無謀な計画」と仲谷さんは語る。

営業現場のシステムを変えるという命題に対してIT部門は、深く関わったのだろうか?「実際には、IT部門のトップにだけは逐次、報告をしていましたが、かなり現場主導でシステム化を実行出来たと思います。」と仲谷さん。

OPRO X Serverを今回のシステムで選択したのは、リロケーション・ジャパンではなかった。実際にセールスフォース・ドットコム社の導入を進めていたのは、 セールスフォース・ドットコム社の日本法人でセールスエンジニアとしてリログループに提案を行っていた松野さんだ。「リロケーション・ジャパンに セールスフォース・ドットコム社を導入し、拡大をしていくという状況においてセールスフォース・ドットコム社と連携できる、つまりWebサービスと連携できる帳票ツールはオプロの製品だけでした。他にも帳票ツールは検討しましたが、ベストの選択ができたと思います。」と松野さんは語る。

インターネットの技術をフル活用したシステム

実際にプロジェクトが始まってみると常に現場主導、現場のためになるシステム化という柱は揺るがなかった。「セールスフォース・ドットコム社のSEの方にがんばって頂いて2ヶ月でSFAとしての基本の形はプロトタイプとして現場に見せることが出来ました。」

ただ、業務を考えると「電子データだけでなく、紙のアウトプットが必須」なのが物件に関わる情報だ。入居者、オーナー、企業の各関係者にさまざまな紙の帳票を渡さなければならないからだ。そこでPDF、プリンタ、FAXとさまざまなアウトプットを1台でこなす、OPRO X Serverの特長を活用してシステム化を行うことになった。

米国のセールスフォース・ドットコム社のデータセンターに保持されているデータを、Webサービスを活用して引き出し、また、間取り図などの画像情報を他の Webサーバから取得して、1枚の物件情報として生成するのがOPRO X Serverの役目だ。実際の流れは、リロケーション・ジャパンの営業担当のパソコンから米国のセールスフォース・ドットコム社に情報が入力され、帳票生成に必要な情報がWebサービス経由で多摩のデータセンターにあるOPRO X Serverに到着する。OPRO X Serverが生成した帳票イメージは、ヨーロッパ・アメリカ等の世界各地 に分散しているInterFAXのサーバーに渡され、そこから顧客のFAXに送信されるという流れだ。まさにインターネットの技術をフル活用したシステムとなっている。

これでまだ30%。これからが本番

しかし、「これだけでは本来の目的にはまだまだ」と中谷執行役員は語る。もともと本来やりたかったのは、営業活動を透明にすることとその中から生まれる新しい分析結果だ。その意味では、「この後に管理面で必要となる機能をシステム化し、最終的には3年ぐらいかけて全体を最適化したい」と語る中谷執行役員のゴールはまだ先だ。

30%の達成として「このシステムで手作業が無くなり、ミスや無駄な時間の短縮は実現できました。また、これまで見ることが出来なかった履歴情報などをシステム化できた効果は大きかったと思います。」とシステムを評価する。

一番苦労したのは、先が読めないこと

システム化の責任者として常に現場、ベンダーの間に立ってプロジェクトを推進していたのが、仲谷さんであった。プロジェクトを通じて一番苦労したのは何かを尋ねた。

「一番大変だったのは、常に先が読めないことでしたね。こちらはITの専門家ではないので、何かのハードルが現れるとそれがいつ終わるのか、見当がつかない。これが一番、厳しかったですね。」最終的なシステムの詰めの時期にあたる12月は、進捗を毎日確認、報告という状況が続いた。一部のシステムはまったく発想を変えて一からシステムを検討しなおしたこともあった。しかしその甲斐あってシステムは大きな問題点を幾つも乗り越えて完成した。

ある意味で、IT業界の常識を外れた発想から、より現場が必要とするシステム、を産み出すことが出来たと言える。

Webサービスに最適の帳票ツール

今回のシステムは、アメリカにあるセールスフォース・ドットコム社サーバと日本にあるOPRO X Server、そしてヨーロッパで展開されているInterFAXのASPが結合されて利用されている。実際には、セールスフォース・ドットコム社のWeb サービス(WSDL)を利用してOPRO X Server上にデータを取り込み、PDFによる帳票の生成を行っている。

「オプロのツールは、Webサービスとの親和性という意味から言うと非常に使い易いシステムだったと言えるでしょう」とセールスフォース・ドットコム社の松野さんはオプロの製品を評価する。OPRO X Serverは、今後もリロケーション・ジャパンのシステム化では必須のツールとなることだろう。

取材日:2006年1月12日

対応プロダクト

  • OPRO X Server
  • lesmo PDF
  • Prime
 

 

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