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プライムソリューションズ株式会社

業種:「情報通信」
業務:「文書化」

法律事務所におけるOPROARTS活用術
~工数管理から請求書発行までの業務フローをワンストップで実現!~

小橋川氏

企業法務に関連する知的財産やIT法務に関する法律相談を専門に扱っている法律事務所様。その先進的な取り組みから多くのお客様の信頼を獲得してきました。

今回は、在籍する弁護士の工数情報の管理から請求書発行までの業務をワンストップで実現する体制構築に挑まれた法律事務所のご担当者様と、システムインテグレートを担当したプライムソリューションズ株式会社 小橋川様にお話を伺いました。

主な効果

● 帳票作成に費やしていた時間が6日から3日に!作業効率2倍を達成!
● 属人化していた業務の標準化を実現!
● 6パターンある契約形態に合わせ請求書作成の自動化を実現!
● 将来、事業規模が拡大しても充分に対応できる体制構築を実現!

TeamSpiritの利便性の最大化に挑む!

法律事務所 ご担当者様当事務所が導入したTeamSpiritは、Salesforce1を採用したクラウドサービスで、勤怠情報、工数・経費情報の管理を主な目的としたツールです。もともとは在籍するすべての弁護士の労働コストを一元管理し、業務効率化を図るために選んだツールですが、導入から間もなく大きな課題に直面することになります。それは、請求書発行が別工程のままだったことです。いくらTeamSpiritに情報を入力したとしても、クライアントへの請求段階となると、TeamSpiritから出力したレポートを見ながらExcelに情報を再入力。請求書は契約形態ごとにレイアウトを変更する必要があったため、業務は煩雑化し、対応できるスタッフも限られていました。これでは無駄な手間がかかる上にミスのリスクもつきまといます。工数情報を蓄積したTeamSpiritからSalesforceを介して、ダイレクトに請求書を発行できるシステム。そんな理想的なシステムの構築を実現してくれたのが、プライムソリューションズさんよりご提案いただいたOPROARTSでした。

OPROARTSによりTeamSpiritに蓄積された勤怠情報をダイレクトに請求書として出力することが可能に。請求書作成業務に費やしていた作業時間は6日から3日と半分も削減されました。一人の経理スタッフに依存していた請求書発行業務も標準化され、ミスの低減はもちろん、将来の業務引き継ぎ時の負荷軽減にもつながります。
プライムソリューションズさんとOPROARTSのおかげで、盤石な組織体制が構築できたと思っています。

OPROARTSの決め手となった3つの優位性

プライムソリューションズ 小橋川様帳票ソリューションを検討する上で、まず名前が挙がるのはOPROARTSでしょう。私たちはITのプロとして以下3つの観点からOPROARTSを評価しました。

まず一つ目は「セキュリティと可用性」。クラウド上で稼働するOPROARTSの情報はすべて暗号化され、高い安全性が常に確保されています。さらに稼働実績は8年間で99.99%。請求書発行業務というミッションクリティカルな基幹業務では、安全性と安定性は最重要項目だと言えます。
二つ目は「Salesforceとの親和性」です。Salesforceから一括出力できることはもちろん、作成したPDFをZIPファイルにまとめて一括ダウンロードすることも可能。さらにSalesforce上の個別の請求データにPDFを保存することもできます。
そして三つ目は「充実した開発基盤」。Webブラウザ上で帳票レイアウトが可能なデザインツールをはじめ、帳票のプロが複雑な要件にも柔軟に対応してくださるサポートサービスも充実しています。

今回の要件の最大の難点は、弁護士とクライアントとの間にあらゆる契約形態が存在し、契約形態に応じて最適な請求書を自動生成することでした。契約形態は法人か個人か、法人であれば法人印は必要か、個人であれば源泉徴収税を記載するか。扱う請求書は6種類にものぼりました。あらゆる契約形態に合わせ帳票レイアウトを自動で切換える仕組みを構築しようとすれば、通常なら膨大な手間と時間がかかります。一方、OPROARTSは、Salesforce上で稼働するWebAPIを利用できるので、複雑な案件にもほぼノンコーディングで対応することができました。さらに、ユーザー専用サイトから専門スタッフの手厚いサポートを受けることができます。今回の案件を成功に導くことができたのも日本オプロの皆さんのおかげです。本当にありがとうございました。

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