業務時間を30%短縮！
保育施設管理ソリューションと連携し業務のDX化を推進
株式会社南海廣告社 システム部の皆さま
1929年創業と90年以上の歴史を誇る株式会社南海廣告社。デジタルサイネージやポスター広告、駅看板広告やバス広告等の「交通広告」と、電柱広告やビルの屋上看板やロードサイン(野立て看板)の「野外広告」、いわゆる【OOH広告】を取り扱う広告代理店事業の他、園支援システム「彩(イロドリ)」を中心としたICT化支援事業も展開しています。
今回は、株式会社南海廣告社 システム部 井上宝氏にLGWAN(総合行政ネットワーク)上での業務DX化の事例として、南海廣告社のLGWANソリューション「彩(イロドリ)」とoproartsを組み合わせた保育施設管理ソリューションについてお伺いしました。
- 入力項目の統一による書類記入業務の属人化抑制と効率化
- 電子保存による過去情報検索の効率化
- 紙の出力減少によるコスト削減
紙での業務によって属人化と検索性に問題が発生
公営保育施設では、保育園における園やクラスごとの日報や保育日誌、月間指導計画などの書類用に様々な書類(帳票)の記入が行われています。
これらの書類は、これまで印刷したフォーマットに手書きで記入し、園長先生などの責任者が確認した後、FAXやメールなどで市役所の担当に送付する業務が必要となっていました。慣れれば手際よく記入して送付することはできるようになるものの、新しく着任した先生にとっては施設ごとに異なる書類フォーマットに慣れる必要があったり、いつも記入を行っていた先生の代わりに他の先生が入力しなければならない時には不慣れな分時間がかかったりと、業務全体の効率を底上げできる余地が多く見受けられたといいます。
また、情報が紙で保存させている為、見返す必要が生じた際に該当の書類を探し出すことに時間を取られることもあったといいます。
入力項目の統一と電子保存で業務時間を30%短縮
そんな中で南海廣告社が関西の市営保育園等に提案した仕組みは、オプロの提供するクラウド帳票サービス「oproarts for LGWAN」と南海廣告社の提供する園支援システム「彩(イロドリ)」を組み合わせた保育施設管理ソリューション「彩LGWAN」でした。この新しいシステムを導入することで、公営保育施設で行われていた手書き記入と送付業務に関する多くの課題が解決されました。
これまで時間がかかっていた書類の記入や過去情報の検索といった業務が半分の時間で済むようになり大幅に効率化されました。また、入力項目を統一化することで他の施設から異動してきた先生や職員もすぐにデータ入力に取り掛かることができるようになりました。とある保育園では「彩」導入前と比較して業務時間が30%ほど短縮されたといいます。
さらに、市役所への書類提出もLGWAN経由で実施することで情報のやり取りもスムーズになり、間違いや日々の工数も大幅に削減することができました。これにより、紙の出力減少によるコスト削減にも繋がり、保育施設の管理と運営が劇的に向上した、という評価を頂いているとのことです。
