株式会社オプロ

ランサーズ株式会社

業種: 「情報通信」 「アウトソーシング」
業務: 「電子文書化」 「契約」
製品: 「oproarts」

「oproarts」に電子契約をプラスしてテレワーク普及を後押し

ランサーズ株式会社 コーポレート部 財務ビジネスオペレーションチーム 戸谷 真氏
ランサーズ株式会社 開発部 木川 香緒里 氏

ランサーズ株式会社は、Webサイト制作やアプリ開発、ロゴなどのデザイン、ライティングに至るまで幅広い仕事を、高スキル人材にインターネット経由で最短即日発注ができる、日本最大級のフリーランスプラットフォーム「ランサーズ」を提供している企業です。同社では約5年前から「Salesforce」および「oproarts」を使用していました。そして帳票処理業務のさらなる効率化を目指すべく「oproarts」と電子契約サービス「GMOサイン」の連携を実現。その導入経緯や魅力、効果などについてお話を伺いました。

記事の要約
  • 印刷・押印のための出社、月700件以上の帳票のやり取りがネックに
  • 自社導入とオプロのサポート体制
  • 「oproarts」×「GMOサイン」連携ソリューション導入による効果

印刷・押印のための出社、月700件以上の帳票のやり取りがネックに

 オプロ

これまで御社が抱えていた課題についてお聞かせください。

 戸谷 真氏(以下、戸谷氏)

弊社では約5年前から「Salesforce」および、そこで必要になる見積書/注文書/検収書など各種帳票を出力システムとして「oproarts」を使用してきました。法人やチーム、フリーランスとして働く登録者「ランサー」さんに対してお仕事を発注される顧客企業様は非常に多く、帳票に求められるニーズも多様化する中で、「oproarts」の柔軟性は非常に重宝しています。

 木川 香緒里氏(以下、木川氏)

しかし近年、各種帳票のやり取りについて「もう少し効率化できないか」という声が上がり始めました。お仕事をご発注いただく顧客企業様に対しては、当然ながら見積書/注文書/検収書など各種帳票のやり取り業務が発生します。従来の作業手順は、まず弊社から「oproarts」で出力した帳票のPDFをメール添付で送り、顧客企業様でそのPDFを印刷・押印してスキャン後、メール添付で返信。それを弊社の担当者が手動で「Salesforce」上にアップする、という流れでした。このフローでは、せっかく電子化されたデータを一度アナログへ戻すため、どうしても顧客企業様の手間が増加してしまいます。さらに直近では、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響でテレワークの普及が進んでいるにも関わらず、印刷・押印作業のために出社していただくといった点も懸念されていました。

 戸谷氏

業務負担の増加も大きな課題でした。弊社では平均して1ヶ月あたり約330件のやり取りがあり、1案件につき複数枚の帳票発行が必要となるため、帳票総数は700件以上に上ります。作業自体はそこまで複雑ではないのですが、数が多くなるとコア業務の生産性にも悪影響が出てきてしまうのが課題でした。そこで、顧客企業様に対する各種帳票のやり取りについてさらなる効率化を目指すべく、「oproarts」と「電子契約サービスGMOサイン」(以下、GMOサイン)の連携を検討し始めました。

自社だけでなく顧客企業のメリットも優先

 オプロ

いつ頃から「oproarts」と「GMOサイン」の連携を検討されたのでしょうか?

 戸谷氏

弊社ではもともと「Salesforce」を導入しておりました。約2年前から「Salesforce」の再構築プロジェクトを開始し、2020年10月の移行完了を機に、次のステップとして「oproarts」と「GMOサイン」の連携も進めていったのです。

タイミング的に新型コロナ感染症の影響もあり、社内でも「GMOサイン」連携の優先度について協議しました。帳票のやり取りに関する業務の大幅な効率化に加えて、顧客企業様にもメリットがあるという点が後押しとなり、2020年12月に無事承認されました。

導入とオプロのサポート体制

 オプロ

「oproarts」と「GMOサイン」の連携作業はスムーズでしたか?

 木川氏

「oproarts」の活用方法を紹介するセミナーを受講後にトライアルライセンスを発行してもらい、サポートサイトを見ながら1ヶ月ほど試行錯誤してみました。しかし、なかなかスムーズにはいきませんでしたね。そこでオプロさんに相談したところ、「Salesforce」のサンドボックス環境構築およびサンプルを作成していただけました。このサンプルを基本として、弊社の業務に合うように横展開した結果、スムーズに現在の環境を整えることができたのです。
また、不具合が発生した際も「oproarts」と「GMOサイン」のどちらに起因するものなのか、原因の切り分けにも尽力してくれたりしました。サポート体制にも大変満足しています。

帳票処理工数の半減とビジネス開始スピードの向上

 オプロ

「oproarts」「GMOサイン」連携ソリューション導入における効果についてお聞かせください。

 戸谷氏

1案件あたりの帳票処理時間が約28分から約14分と、工数の半減が見込まれています。処理件数が多いだけに、これは非常に大きな効果ですね。実際に社内の説明会では、各担当者から「日頃の業務がかなり楽になる」という反応を得られました。

 木川氏

「GMOサイン」連携の副次的な効果として、案件開始の際に提出していただく申込書への反響も大きかったですね。申請書はこれまで、紙ベースで顧客企業様から押印・サインをいただいていましたが、これを電子化することでビジネスの開始スピードが格段にアップします。顧客企業様から"レスポンスの高い企業"と認識していただけることも重要なポイントです。

なお、これから顧客企業様に対する「GMOサイン」連携の適用を順次進めていきますが、中には紙の契約書を希望される顧客企業様もいらっしゃると思います。そこで弊社では、「GMOサイン」連携の適用にこだわることなく、従来のようにoproartsで出力したPDFをメールで送付するオペレーションも併用していく予定です。

さらなる業務のシンプル化と生産性の向上を目指して

 オプロ

今後はどのような取り組みを予定されていますか?

 戸谷氏

「oproarts」と「GMOサイン」の連携については、見積書/注文書/検収書のほか、作業完了報告書も早い段階で追加する予定です。さらに今後は、顧客企業様と交わす業務委託基本契約書に関しても連携を図っていきたいですね。こちらは現在でも「GMOサイン」を用いた電子的な送付は可能ですが、「Salesforce」上に手動でデータを格納する業務が残っている状態です。弊社の業務委託基本契約書はかなりカスタマイズ項目が多く、定型的な書類でのやり取りが難しいことから、今回の初期導入では見送ったのですが、こちらも適用できればさらなる業務効率化が図れるでしょう。

そのほかにも検証や要件定義を進めていくことで、顧客企業様とのコミュニケーションに関する一連の流れを「Salesforce」「oproarts」「GMOサイン」で上手くまとめられれば、さらなる業務のシンプル化と生産性の向上が見込めると感じています。こうした点において、オプロさんの手厚いサポートにも期待しています。

 オプロ

本日はありがとうございました。

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