DeNA SOMPO Carlifeでは、全国の代理店を通してマイカーリースのサービスを提供しています。そのため代理店やお客さまに提供するさまざまな情報があり、多くはそれらを紙の書類にして郵送で届けています。契約しているお客さまの情報などはSalesforce.comで管理しており、そこから必要な情報を抽出して帳票や書類を作っています。たとえば代理店向けの媒介手数料のデータを抽出してExcelの表を作ることもあれば、お客さま向けの車両点検のご案内をWord文書にしたり、メンテナンス契約の種類をPDF化したりもしています。これら一連の書類作成を担当者が手作業で行うのでは、手間がかかり非効率だと考えていました。

OPROARTSを選んだポイントは、IT部門ではないビジネス側の担当者でも、Salesforceの項目を選び自分たちで目的の帳票が作れることです。OPROARTSを最初に導入した際は、5種類ほどの帳票はベンダーのエンジニアに作ってもらいました。以降は、自分たちで必要なものを作成しています。今後事業が拡大すれば、必要な書類の種類も増えるでしょう。その際に外部に依頼して作るのではなく、自分たちでできるのは採用の大きなポイントでした。

もう1つは、OPROARTSが外部サービスとも連携できる柔軟性を持っていたことです。ビジネスが拡大すれば、郵送する書類の数も増えます。今は書類を作成して郵送するところには手作業も入りますが、将来的には書類を自動で作成し発送するまでを自動化したいと考えています。この実現には、他システムとの連携が必要でしょう。OPROARTSには外部との連携機能があり、将来性があると判断しました。実際、連携性があったことで、GMO電子契約サービス「Agree」との連携も実現しています。

OPROARTSは、日常的なツールとして利用しています。実際に帳票のフォーマットを作るところは、私ともう1人の担当者の2名で行っています。作ったフォーマットをもとに、多くの営業担当者がOPROARTSで書類を作成しています。営業担当者はSalesforce上のボタンをクリックするだけなので、裏でOPROARTSが動いていることは意識していないでしょう。電子契約の処理でもOPROARTSとAgreeが連携していることは、使っている人には分からないと思います。手作業が減り効率化しているのはもちろんですが、転記ミスなどの人為的なエラーが入らないのもメリットです。それを利用している人が意識せず自動化できていることが、OPROARTSの良いところです。こういったことで効率化や自動化できることが分かれば、他の業務にも展開しようとの発想にもつながります。

自分たちで帳票フォーマットを作れるようになるために、オプロが提供している研修を受けました。このハンズオントレーニングは凄く良かったです。研修でOPROARTSがどういうコンセプトで作られているものかがよく理解でき、これさえ受講すれば自分たちで作りたいフォーマットが柔軟に作れるようになります。研修はお勧めです。

ベンダーに頼めば、どんな帳票でも作ることはできるでしょう。しかしそれにはコストもかかり、欲しいものがタイムリーには手に入りません。欲しいときに欲しいものが手に入るのは、OPROARTSの便利なところです。