今でこそ電子契約サービスの認知度や普及率が高まっていますが、実は2000年頃にも電子契約の導入をお客様に提案したことがありました。建設業において契約書や請書などを電子化すれば印紙税が不要になるという考えがあったからです。しかし、実際に取り組むには電子証明書などのコストなどの観点でハードルが高く断念せざるを得ない状況だったのです。その後、3次元地図作成の実証実験など請負型のビジネスが増えていくにつれて、これまでのソフトウェア販売では不要だった請書などの書類も求められるようになり、導入を再検討しました。契約のたびに数千円から数万円単位の印紙代が必要になりますから、コストの観点からも電子契約が利用できれば、弊社にとって大きなメリットになります。

トライアルにあたっては、「kintone」内の売上情報を「oproarts」で帳票出力してお客様に送信、その返信が自動的に「kintone」へ格納されるという簡易的なデモプログラムをオプロさんに作成してもらい、2020年3月末に社内決裁を得られました。新型コロナウイルスの影響などで中断はあったものの、7月頃からシステム構築を再開し、9月末には本稼働となりました。

システム構築に関して、専門のベンダーに依頼するケースも多いとは思います。しかし、帳票類は常に内容の更新が発生します。迅速かつ柔軟な対応や今後社内における活用領域の拡大なども考慮し、自社で構築を行いました。構築にあたっては、各種設定など技術的なハードルの高さは覚悟していたものの、オプロさんのサポートのおかげで予想よりもスムーズでしたね。コロナ禍のため対面が難しいという状況下ながら、迅速かつ丁寧なWebサポートに加えて、充実した内容のサポートサイトが大きな力になってくれました。
そしてシステム連携が可能になった後、電子契約に関してお客様へ説明する資料作成などの期間を経て、2020年12月に実稼働を開始できました。

営業担当者が紙ベースで検収書や受領書のやり取りを行う場合、1件あたり1～2時間かかっていました。今後は、試算ではありますが、電子契約連携の後は80％以上もの作業時間が削減できると予想されます。またコスト面に関して、請負契約に必要な印紙や切手代金で100万円弱のコストダウン効果が見込まれるのも大きいですね。また、お客様はメールで送られてきた内容を確認後にボタンを押すだけで返送できるため、お客様にとっても郵送コストの削減というメリットがあります。コロナ禍におけるリモートワークメインの業務体制では、オフィスへ出社せず返送が可能になる点も大きなメリットです。