Excel帳票からの脱却!!簡単帳票作成でコスト削減!!
ExcelやWordを利用して見積書や請求書を作成していませんか？ExcelやWordを利用した帳票作成は、個人で手軽に行えるため大変便利です。ちょっとしたレイアウト変更も簡単に行えます。
しかし、手軽に作成できるが故に以下のような課題があります。
- 似たようなファイルがたくさん出来てどれが最新か分からない
- 部署や個人で手軽に作れるからフォーマットがバラバラ
- マクロが組んであってメンテナンスが大変
なぜこのような課題が生まれるのでしょうか。それは、ExcelやWordが見積書や請求書のような帳票を作成するソフトではないからです。とはいえ、高価な帳票ツールやシステムを導入するためには多額の費用や時間が必要になり、なかなか導入に踏み切れないケースが多いようです。
実は簡単な解決策があります。なんと、クラウドサービスを組み合わせるだけで、見積書や請求書の発行システムがわずかな時間で作成することができます。
しかも、作成した見積書や請求書は、ボタン一つでお客様にメールやFAXで直接送信することが可能です。
見積書や請求書の発行システムを簡単作成!!
ここでは、クラウド上で営業支援・顧客情報の管理ができる「Salesforce CRM」と、インストールするだけで簡単に利用できる「OPROARTS Apps」を組み合わせて利用する方法をご紹介します。「Salesforce CRM」や「OPROARTS Apps」には無償トライアルが用意されており、気軽に試すことができます。
世界の営業部門で最も利用されている営業支援・顧客管理ツールである「Salesforce CRM」には、標準で見積書や請求書に表示するための項目が用意されています。そのため、以下の作業を行うだけで見積書や請求書の発行システムが完成します。
- 見積書や請求書のレイアウトを作成
- セールスフォース上の項目とレイアウトのマッピング
これらの作業は、「Salesforce CRM」の標準機能である程度は行うことができます。しかし、レイアウトの柔軟性に難があります。そのため、レイアウトの柔軟性が高く使い勝手が良い「OPROARTS Apps」を利用しましょう。
ご利用シーン
「OPROARTS Apps」は、「Salesforce CRM」にインストールして利用できるAppExchangeアプリケーションです。出力フォーマットの違いから以下の2種類が用意されています。
- Easy Merge Word
- Easy Merge PDF
「Easy Merge Word」は、「Salesforce CRM」上のデータをWordの差し込み印刷機能を利用してWord文書を出力するアプリケーションです。12種類のテンプレートが付属していますので、すぐに利用できます。すでにWordで見積書や請求書を作成している場合は、それらからテンプレートを作成して利用することもできます。
「Easy Merge PDF (旧製品名：Easy Merge for OPROARTS Designer)」は、PDF形式で出力するアプリケーションです。PDFのレイアウトは、Web上のデザインソフトで簡単に行うことができます。12種類のテンプレートが付属しており、それをそのまま利用することもカスタマイズして利用することもできます。
見積書や請求書の発行を専用システムに任せることで、本来の業務に集中することができます。この機会に是非お試しください。
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